Prije nastavka sklapanja javnobilježničkog djela treba prikupiti kompletan set potrebnih dokumenata. Te dokumente obično pruža trenutni vlasnik parcele, ali ako smo temeljito istražili formalni i pravni status, imamo većinu radova.
Među potrebnim dokumentima koje javni bilježnik traži za pisanje djela, prije svega postoji dokaz o vlasništvu nad parcelom. Za čestice s zemljišnim i hipotekarnim registrom, takvi će dokazi biti trenutni izvadak iz zemljišnog i hipotekarnog registra. Ako vlasnik nema takav primjerak ili ako je primjerak stariji od tri mjeseca od datuma izdavanja, a nemamo vremena čekati ponekad i nekoliko tjedana da se izda novi primjerak, možemo se dogovoriti s javnim bilježnikom da osobno ili putem njegovog predstavnika provjeri stanje u zemljišnoj i hipotekarnoj knjizi - po mogućnosti na dan potpisivanja akta.
Kada parcela nema zemljišnu i hipotekarnu knjigu, vlasnik mora dostaviti druge pouzdane dokumente kako bi osigurao da ima pravo raspolaganja imovinom. To može biti vlasnički list, kupoprodajni dokument ili drugi dokumenti koji jasno identificiraju vlasnika ili vječnog korisnika ploda. Ponekad ti dokumenti mogu potjecati i od prije nekoliko desetaka godina.
Daljnji su dokumenti trenutni izvadak i izvadak iz zemljišnih knjiga i zgrada, koji navode mjesto i oznaku dobra. Umjesto toga, može se dostaviti i ažurirana karta u legalne svrhe s parcelom koja se kupuje. Takva karta može se dobiti u spremištu poviatnih karata ili u općinskim središtima geodetske i kartografske dokumentacije.
Drugi potreban dokument je izvadak i izvadak iz lokalnog plana prostornog uređenja, u kojem se precizira trenutačni status čestice i namjena zemljišta, koje se mogu dobiti u uredu komune, a u gradovima - u sjedištu gradskog ureda ili gradskog ureda.
Također vrijedi zatražiti od sadašnjeg vlasnika parcele da dostavi potvrdu o porezu na nekretnine i - ako je parcelu stekao kao nasljedstvo - dokumente koji potvrđuju stjecanje nasljedstva i potvrdu o plaćanju poreza na nasljedstvo.
Nakon što smo prikupili sve gore navedene dokumente, možemo započeti pripremu javnobilježničkog akta.
Javnobilježnički akt mora sadržavati:
- podatke o strankama ugovora,
- opis predmeta ugovora, navodeći oznaku nekretnine na temelju izvatka iz zemljišne knjige i zgrade i broj zemljišne knjige i hipoteke,
- ograničenje granica imovine na osnovu skice iz zemljišne knjige i građevne knjige
- ažurni izvadak iz četiri dijela zemljišne knjige i hipoteke,
- točna kupoprodajna cijena,
- specifikacija načina i datuma uplate,
- podaci o prijenosu prava vlasništva na kupca i o pripremi zahtjeva na zemljišno-hipotekarnom odjelu mjesno nadležnog okružnog suda za upis promjena u zemljišnu i hipotekarnu knjigu u odjelu II i IV,
- podaci o naknadama i porezima koji se odnose na prijenos vlasništva nad nekretninama.
Daljnji postupak ovisi o načinu plaćanja koji su stranke prihvatile za kupljenu nekretninu: u gotovini, potvrđenim čekom ili bankovnim prijenosom, a kupac, koji je uobičajeno dužan platiti porez i nastati naknade povezane s pripremom javnobilježničkog akta i prijenosom vlasništva - može ih platiti u gotovini ili čekom u uredu javnog bilježnika ili ih prebaciti na njegov bankovni račun.
Potpisivanjem javnobilježničkog akta bit ćete dužni platiti porez na nekretnine.
